בשנת 2017, פורסמו נתונים שאינם מעודדים בנוגע להפקדות בחסכונות פנסיוניים בישראל – מתוך כ – 5.8 מיליארדי שקלים המופקדים מטעם המעסיקים לעובדיהם לטובת החיסכון לפנסיה – מעל 39% (כ – 2.3 מיליארדי שקלים) אינם מגיעים ליעדם. תובנה זו, הביאה לפרסום תקנות חדשות, המחייבות מעסיקים ליידע באופן חודשי כל עובד בפרטי הפרשות הפנסיה לעובד לטובת חסכונות פנסיוניים – הכוללים את סכום ההפקדה והתאריך.
בינואר 2018, הורחבו התקנות בנוגע להפרשות פנסיה לעובד, ועתה הן מחייבות את כלל המעסיקים אשר להם מעל 20 עובדים, בדיווח אחיד בנוגע להפקדות לחסכונות הפנסיוניים, לאחת מתוך 106 הקופות בישראל.
חשוב לדעת – האחריות המשפטית ועלויות העבודה – כולן, על פי חוק, חלות על המעביד. ניהול נכון, מאוזן ומדוייק של תהליך הדיווח – הן לקופות והגופים המוסדיים והן לעובדים, בגין כל הפקדה, כולל שמירת דיווחים היסטוריים כאסמכתאות – הן הכרח.
תכנת שקלולית, מהמובילות בשוק השכר והדיווח החשבונאי בישראל, מאפשרת לעשות כן, בקליק.
על עקרונות הדיווח האחיד להפקדות הפנסיוניות בישראל
עד תחילת שנת 2017, היו חופשיים המעסיקים בכל ארגון ובכל גודל, לנהל את הפרשות הפנסיה לעובד ואת הדיווחים בגינן כראות עיניהם. אמנם, עובד שגילה כי ישנן הפקדות חסרות היה רשאי לתבוע החזרים כספיים מן המעביד, לעיתים בצירוף ריביות פיגורים ותשלומים נוספים – אולם מרבית העובדים, אשר אינם בודקים את המצב בתכניות החיסכון הפנסיוניות שלהם, התקשו לזהות כי בחלק מן החודשים הוחסרו הפקדות. וכך התנהל השוק באופן עיוור.
בתחילת 2017, נכנסה לתוקפה תקנת פיקוח על שירותים פיננסיים, המחייבת את כל מי שמעסיק 50 עובדים או יותר, בדיווח מקוון ואחיד של כלל ההפקדות לחשבונות הפנסיוניים של העובדים. בינואר 2018, הורחבה תקנה זו גם לארגונים המעסיקים 20 עובדים ומעלה.
על אף שהליך הדיווח האחיד מבטיח שהעובדים יהנו מהפרשות קבועות לחשבון הפנסיה שלהם והמעבידים יוודאו הפרשות שוטפות, על פי חוק, לכלל החסכונות הפנסיוניים של העובדים (אחרי הכל, הפרשות לא קבועות לחשבון הפנסיה הן עבירה פלילית וחושפות את המעביד להשלכות רחבות היקף – ובאופן הניהול הבלתי מחייב עד שנת 2017, הפקדות לעיתים נערכו באופן לא שוטף, שלא באשמת המעביד אלא בשל ניהול לקוי של המוסמכים מטעמו) – הליך הסליקה החדש הצטייר כתובעני בעיני מעסיקים רבים, עם הצורך להתקשר באופן חודשי עם כלל הגופים המוסדיים בהם חוסכים העובדים (לבחירתם, כמובן) את כספי החיסכון לפנסיה שלהם.
על תוכנת עבודה לטיפול במשכורות ופנסיות
כיום, יש מספר מצומצם של תוכנות עבודה המאפשרות שילוב של הפרשת פנסיה לעובד בהליך הכנת המשכורות החודשי לעבדים, כולל שידור כלל ההפרשות עבור כל עובד, שידור בתצורה האחידה המתבקשת – ובאופן אוטומטי, לכל אחד מן הגופים המוסדיים המנהלים תכניות חיסכון לפנסיה, ושמירת קובץ השידור כאסמכתא עבור התשלום.
התהליך הוא ידידותי, משתמש בנתונים המוזנים במערכת, והוא מוטמע בתכנת שקלולית, ללא צורך בעדכונים או הורדת אפליקציות באופן מקומי.
מייד לאחר שידור הנתונים לכלל הגופים הפנסיוניים, מחוייבים אותם גופים בשליחת היזון חוזר בנוגע לסכומי הפרשות הפנסיה לעובד – וזאת, בתוך עד שלושה ימי עסקים. המשובים נשלחים ישירות אל המערכת, שם תוכלו לשמור אותם לצרכי אסמכתאות, במידת הצורך.
קיום, קיימות תוכנות המאפשרות הפקת משכורות בתהליך ממוחשב, ידידותי ומהיר – המאפשר גם את הדיווח האחיד בנוגע לכלל ההפרשות לפנסיה לכל עובד, עם מס”ב ספקים כאמצעי התשלום. החיבור בין עולם השכר להפקדות הפנסיוניות – מקל על הניהול והדיווח בעניין תשלום השכר והפרשות לפנסיה, ומונע טעויות הן בתשלום והן בדיווח, בכל חודש מחדש.
חשוב לדעת, כי ברגע אישור השידור, התהליך מטופל מיד דרך התוכנה באותו הרגע, מול הגופים המוסדיים. ובכך, התוכנה מאפשרת חיסכון ניכר במשאבים תוך טיפול חודשי בהפקת תלושי משכורת, בקליק אחד בלבד.