מקומונט גבעת שמואלראש העיר זמיר בן ארי קיבל את חברי המשלחת באולם המליאה, והדגיש את חשיבותה של הנסיעה, המהווה חלק חשוב בהכרת המורשת היהודית ובחיזוק קשרי הידידות בין גבעת שמואל לשטאדה. "חשוב שתרקמו מערכת יחסים טובה עם בני הנוער מגרמניה ומפולין ותזמינו אותם לבקר בישראל. אתם מנהיגי העתיד וחשוב לרקום מערכת יחסים עם המנהיגות העתידית בקרב בני הנוער מארצות אלה".
בן ארי הוסיף כי רק השנה נאות לנסוע לגרמניה. "מטעמים אידיאולוגים ועקב השואה נמנעתי אני ובני משפחתי לנסוע לגרמניה. רק לאחר שנוכחתי כי גרמניה היא בת ברית לישראל ובעקבות הזמנתו האישית של ראש העיר שטאדה מר אנראס ריינקוף נאותי לנסוע".
מ"מ מנהל המתנ"ס, סמו יצחק איחל לחברי המשלחת נסיעה טובה "שמרו על עצמכם, וייצגו את מדינת ישראל בכבוד ברגעים קשים אלו".
חברי המשלחת לגרמניה: "אנו מודים מקרב לב לראש העירייה על המאמצים הרבים שהשקיע, בכדי לאפשר את יציאת המשלחת בחסותה של עיריית גבעת שמואל. אנו מתחייבים לייצג בכבוד ובגאווה את גבעת שמואל בפרט ואת ישראל בכלל".
במסגרת האירוח בעיר שטאדה יתקבלו חברי המשלחת בלשכת ראש העיר ומכובדים נוספים, יסיירו באתרים יהודיים, כדוגמת: ביקור בבית הכנסת החדש בברלין, במוזיאון היהודי "2000 שנות היסטוריה בין גרמנים ליהודים", במחנה ריכוז יקימו טקסי זיכרון, הדלקת נרות והנחת זרים וייבלו בימי כייף מאורגנים על ידי עיריית שטאדה והמשפחות המארחות.
מעבר ליכולת האישית הגבוהה של כל אחד ואחת מחברי המשלחת, המשלחת נפגשת אחת לחודש במשך שנה כדי להתכונן לנסיעה. ההכנות כללו הרצאות וסדנאות בנושאים: גרמניה בין שתי המלחמות, תולדות השואה, יהדות גרמניה, יחסי ישראל- גרמניה וסמינרים של "יד ושם", והרצאות על ידי מרצים מנוסים שנותנים למשלחת כלים כיצד להסביר את העמדה הישראלית בסכסוך הישראלי-פלשתיני.