שהעברת משרדים כרוכה בכמה מינהלות קטנות שכדאי לסדר מראש כדי שהכל יתנהל בצורה תקינה ומסודרת. לפני הכל מומלץ שתערכו סיור קצר במשרדים החדשים ותתכננו היטב מה תהיה חלוקת השטח בין העובדים השונים, כך שכל אחד יקבל אזור עבודה מוגדר ונוח משלו, ואם אפשר אף תהיו מוכנים ליצור שטחי עבודה נוספים לעובדים חדשים שיגויסו בהמשך. כדאי למדוד את השטח באופן מדויק כדי שתוכלו להזמין ריהוט מתאים ונוח וכן להיערך מבחינת תשתיות אם יש צורך בחיבור נקודות חשמל חדשות או נקודות רשת, למשל.
העברת התכולה
הצעד השני שלכם הוא העברת המשרד הקיים אל המקום החדש. ככל שיש לכם זמן אפשר לשקול אפשרות של גיוס עובד זמני אשר יעזור לכם בסידור ובאריזה. כוח עזר שכזה יוריד מעליכם את הנטל הרב הכרוך בתהליך האריזות ויפנה לכם זמן להמשיך בניהול השוטף של העסק, ובמידת הניתן יוכל העובד לעשות “סדר פסח” – לתייק חומרים ישנים שאינם במקומם, למיין את חומרי השיווק או את המלאי שלכם, ולראות מה כן ניתן להעביר למשרד החדש ומה לא. שלב זה יעזור לכם להגיע למשרד החדש קצת יותר מסודרים ומאורגנים, מה שיקל את תהליך ההתאקלמות וגם עשוי לעודד שמירה טובה יותר על הסדר במשרד. במקביל לשלב זה מומלץ לבחון אפשרויות הובלה על ידי חברה אמינה ומקצועית, כזו שתשלח אליכם צוות מיומן עם ציוד מתאים ומשאית גדולה, כלים קריטיים שיחסכו לכם ולכוח האדם שלכם טרטור, סחיבות והרבה כאבי ראש.
קחו את הזמן
חשוב מאוד לקחת בחשבון שגם לאחר המעבר למשרד החדש יידרש לכם זמן מה להתאקלם, וגם לעובדים שלכם, וזה לגיטימי לחלוטין. מקום חדש מביא איתו אתגרים משלו, כמו דואר שעשוי להיעלם בדרך, שיפוצים קטנים שאתם מגלים בהם עניין וצורך, ואף צורך בריהוט מחדש של המשרד בהתאם לגודל שלו, לצרכים של העובדים ולצרכים שלכם. אל תילחצו ואל תצפו שהכל יתקתק כמו שעון ביומכם הראשון במקום החדש, בעיקר משום שנדירים הם המקרים שבהם הכל זורם חלק כל כך. קבלו בהבנה ובסבלנות שיידרשו לכם כמה ימים או שבועות עד שהשגרה תשתלט והתיקונים הקטנים יסתיימו, כי יש דברים שפשוט חבל להילחם בהם. ובכל מקרה, נאחל לכם שתצטרכו לעבור או לשפץ שוב ממש בקרוב, כשהעסק ימשיך לשגשג!